Arbeit und Arbeitsplatz – Coworking im Recht

Individualität auch im Recht

Einleitung

Der Trend, ausserhalb der Betriebsorganisation des Arbeitgebers zu arbeiten ist gross und hat nebst der Home-Office-Arbeit und Remote Working (Telearbeit) am Markt auch – und nicht nur für Start-ups – die Tätigkeit in Shared Offices und in Coworking Spaces etablieren lassen.

Die Nachfrage zeigt, dass diese Fernarbeits-Entwicklung nicht nur im Interesse der Anbieter, sondern auch der Nachfrager von Arbeit sind. Gründe sind vor allem Flexibilität, Autonomie und niedrigere Gestehungskosten. Auch der Trend, zur Aufwandsteuerung projektbezogen Freischaffende zu engagieren, wird weiter zunehmen.

Coworking-Spaces
Quelle: Wenn die Grossen teilen lernen | hrtoday.ch

Definitionen

Zur Eingrenzung und Verständlichmachung des angelsächsischen Begriffs von „Coworking“ sind die Begrifflichkeiten festzulegen:

  • Coworking =   Tätigkeit in einem Coworking-Center (eine Art Businesscenter) an Gemeinschaftstischen oder in wohnungsnah ausgestatteten Arbeits- und Ruhebereichen, welche die Kommunikation unter den Nutzern erlauben
  • Coworking Space =   Büroarbeitsplätze, die von einem Coworking-Anbieter fix oder flexibel auf feste Dauer oder unbefristet gemietet werden können

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Rechtliche Einordnung

Fehlende gesetzliche Grundlage

In der Schweiz gibt es für Coworking als besondere Form des mobilen Arbeitens (Telearbeit) keine besondere gesetzliche Grundlage. Auch die in Deutschland am 03.12.2016 in Kraft getretene neue Arbeitsstättenverordnung gilt nach herrschender Lehrmeinung nicht für die Formen des mobilen Arbeitens wie zB in Coworking Spaces.

Rechtsnatur

Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Regelung gilt für Coworking folgendes:

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Abgrenzung

Coworking ist abzugrenzen von:

  • Home Office-Arbeit
    • = Arbeit, die an einem zu Hause eingerichteten Arbeitsplatz erbracht wird
    • auch Begriff | home-office-arbeit.ch
  • Telearbeit (auch: Remote-Working)
    • = Arbeitsform, bei der der Arbeitnehmer einen Teil seiner Arbeit ausserhalb des Gebäudes des Arbeitgebers erbringt
    • auch Telearbeit | home-office-arbeit.ch
  • Teleheimarbeit
    • = Arbeitsform, bei der der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung am Bildschirm an einem zu Hause bestehenden Bildschirmarbeitsplatz erbringt
    • auch Teleheimarbeit | home-office-arbeit.ch
  • Heimarbeit
    • = Heimarbeitnehmer erledigt die ihm übertragenen Arbeiten – ohne Intervention des Arbeitsgebers – in seiner Wohnung allein oder zusammen mit Familienangehörigen gegen Lohn für den Arbeitgeber
    • auch Heimarbeitsvertrag | home-office-arbeit.ch
  • Handelsreisender
    • = Handelsreisender vermittelt und schliesst im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers Geschäfte – oft ausserhalb der Geschäftsräume des Arbeitgebers – ab
    • auch Handelsreisendenvertrag | home-office-arbeit.ch

Nutzerprofile

Es sind vier Typen von Coworking-Space-Nutzern mit unterschiedlichen Bedürfnissen an Raum- und Infrastrukturvoraussetzungen auszumachen:

  • Denker
    • Bedürfnis nach Inspiration und Rückzug
  • Co-Creator
    • Bedürfnis nach Inspiration und Vernetzung
  • Effizienz-Optimierer
    • Bedürfnis nach Rückzug und Effizienz
  • Netzwerker
    • Bedürfnis nach Vernetzung und Effizienz

Die Coworking-Space-Anbieter tragen heute diesen Bedürfnissen weitgehend Rechnung.

Vorteile / Nachteile

Bei Chancen- und Risiken- bzw. Kosten- und Nutzenverhältnissen sind auszumachen:

  • Vorteile
    • Flexibilität (Ausweichgelegenheit für Spezialprojekte)
    • Effizienz (günstigere Arbeitsplatzkosten als im Corporate Office)
    • Vernetzung («assisted serendipity»)
    • Boundary-Management (Separierung von Geschäfts- und Privatleben)
    • Signaleffekt (Zeichen pro Output-Orientierung und Unternehmenskultur-Änderung)
  • Nachteile
    • Teamkoordination (Kommunikation über Conference Calls statt Sitzungen in Corporate Office)
    • Vertraulichkeit (reduziert, auch abhängig vom Verhalten des eigenen Coworking-Nutzers)
    • Datenschutz (Operation über fremde Infrastruktur)
    • Ausstattung (ausser bei Notebook keine Own-Devices)
    • Rückzug für Gespräche (Gefahr von Lauschern)

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Arten von Vertragsmodellen

In der Praxis sind zwei Vertragsmodelle anzutreffen:

  • Vertragsmodell „Untermiete“
  • Vertragsmodell „Managementvertrag“

Vertragsmodell „Untermiete“

Parteien

Beim Vertragsmodell „Untermiete“ sind drei Beteiligte wie folgt involviert:

  • Coworking-Anbieter
    • = Mieter der Geschäftsräume und Untervermieter, sofern und soweit getrennte Räume untervermietet werden bzw. sonst Teilflächenanbieter
  • Coworking-Nachfrager
    • = Je nach Nutzungsart ist das vertragsschliessende Unternehmen (Arbeitgeber des Coworking-Nutzers) ein Untermieter (bei abgegrenzten Räumen) oder Teilflächenbuchender
  • Coworking-Nutzer
    • = Untermieter, sofern und soweit getrennte Räume angemietet werden bzw. sonst Teilflächennutzer

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Verhältnis Vermieter ./. Coworking-Anbieter

Beim Konzept „Untermiete“ stellen sich regelmässig folgende rechtliche Fragen, die zu beantworten sind:

  • Konzeptziel
    • Der Grundeigentümer (Vermieter) erhält vom Mieter (Coworking-Anbieter) aus dem Hauptmietvertrag einen konstanten Mietzins
  • Vertrag
  • Rechtsnatur
    • gesetzlicher Vertrag (Nominatkontrakt)
  • Einordnung Coworking-Arbeitsplatz für das Grundverhältnis Vermieter (Grundeigentümer bzw. Vermieter) / Mieter (Coworking-Anbieter)
    • Es stellt sich jeweilen die Frage, ob der Coworking-Arbeitsplatz als Geschäftsraum im Sinne von OR 253a qualifiziert?
      • Als (Geschäfts-)Raum wird nur ein horizontal und vertikal abgegrenzter Teil in einem auf Dauer angelegten Gebäude verstanden
      • Ohne physische Abgrenzung kommt der Nutzfläche keine Raumeigenschaft zu
      • Eine Mobiliar- und Teilfläche-Miete bleibt möglich
    • Die Einordnung als Raum führt dazu, dass das konkrete Vertragsverhältnis dem Kündigungs- und Mietzinsschutz (Missbrauchsschutz) unterstehen würde
      • Aufgrund von Ausgestaltung und Nutzungsart ist im konkreten Einzelfall zu beurteilen, ob eine Teilflächenmiete mit Mobiliar und Infrastrukturnutzungsrecht der Missbrauchsschutz unterstellt ist
  • Praktikable Organisation der Zustimmung des Vermieters (Grundeigentümer bzw. Hauptvermieter) zur Untermiete (Coworking-Nutzer)?
    • Sofern und soweit eine Raum-Untermiete oder eine vertragliche Zustimmungsrecht des Vermieters besteht,
      • ist stets eine Genehmigung des Vermieters einzuholen (OR 262);
      • kann dieser – vorbehältlich einer anderen vertraglichen Regelung – die Zustimmung nur aus bestimmten wichtigen Gründen verweigern;
      • drängt sich aus Praktikabilitätsgründen ein gewisser Genehmigungs-Automatismus auf, wie:
        • generelle Zustimmung des Vermieters
        • Vorausverzicht des Vermieters, ev. unter Nutzungsumschreibung und Untervermietungs-Bedingungen, je im Hauptmietvertrag
  • Verbot eines übermässigen durch die Untervermietung des Coworking-Anbieters an die Coworking-Nutzer
    • Falls die Konditionen im Untermietvertrag im Verhältnis zum Hauptvertrag missbräuchlich sind, kann der Vermieter seine Zustimmung zur Untermiete verweigern (OR 262 Abs. 2 lit. b)
    • Dieses Verweigerungsrecht gilt auch da, wo die Coworking-Nutzung nicht als Wohn- und / oder Geschäftsraumnutzung qualifiziert wird
      • Der Untermieter darf mit der Untervermietung keinen übermässigen Gewinn erzielen
      • Die Missbrauchsschwelle ist umstritten und abhängig vom konkreten Einzelfall
      • Erlaubt sind:
        • ein gewisser Zuschlag zum Mietzins
          • zB 20 % – 30 %
        • + Zusatzkosten für finanzierte Mehrleistungen
        • + Honorar für Dienstleistungen
          • Empfang, Verwaltung, Getränke- und Verpflegungsservice bei Sitzungen, Events oder Veranstaltungen
        • + Entschädigungsanteile für vermietete Infrastruktur
          • (Büro-)Möbel
          • Büroinfrastruktur (Fotokopierer, Drucker, Scanner, Internet etc.)
        • + Risikoprämie
      • Die Parteien haben aufgrund der Vertragsfreiheit die Möglichkeit, die zulässige Höhe des Untermietzinses festzulegen.

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Verhältnis Coworking-Anbieter ./. Coworking-Nutzer

Das Vertragsverhältnis zwischen Coworking-Anbieter und –Nutzer charakterisiert sich wie folgt:

  • Angebot
    • Einzelarbeitsplatz (zB an Gemeinschaftstisch, Einzeltisch o.ä.)
    • Infrastrukturmitbenutzung wie Internet, Zugang zu Drucker, Kopierer, Scanner und Fax sowie Kaffeeküche o.ä.
    • Anmietung Sitzungszimmer
  • Grundentschädigung und weitere Vergütungspunkte
    • In aller Regel verlangen die Coworking-Anbieter eine Basisentschädigung, teils sogar uhrzeiten-abhängig, für die Arbeitsplatz- und Infrastruktur-Nutzung sowie bedarfsbezogene Abgeltung von Sitzungszimmer- oder Einzelbüro-Nutzungen
    • Einzelne Coworking-Anbieter führen ein Mitgliedersystem und verlangen von den Nutzern einen geringen Jahresbeitrag
  • Rechtsnatur
    • Das Vertragsverhältnis zwischen Coworking-Anbieter und Coworking-Bucher stellt, wenn nicht einen zusammengesetzten Vertrag (Untermiete, Auftrag, ev. Werkvertrag), so doch einen Innominatkontrakt dar
  • Vertrag
    • In aller Regel schliessen die Parteien (Untervermieter (Anbieter)) und (Untermieter (Nutzer)) – schriftlich oder digital – einen vom Anbieter vorformulierten Vertrag

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Vertragsmodell „Managementvertrag“

Parteien

Die Beteiligten des Vertragsmodells „Managementvertrag“ sind:

  • Coworking-Anbieter
    • = Betreiber, ähnlich des Betreibers eines Ketten-Hotels
  • Coworking-Nachfrager
    • = das für den Coworking-Nutzer buchende Unternehmen
  • Coworking-Nutzer
    • = „Nutzer-Gast“, ähnlich dem Hotelgast eines Ketten-Hotels

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Verhältnis Eigentümer ./. Coworking-Betreiber

Das Modell „Management“ bringt konzeptionelle und rechtliche Fragen mit sich, die wie folgt beantwortet werden können:

  • Konzeptziel
    • Der Grundeigentümer beteiligt sich am Erfolg oder Verlust aus dem Betrieb des Mietobjektes als Coworking-Space durch den beauftragten Coworking-Betreiber
  • Verträge
    • Begründung mehrerer Verträge, nämlich:
      • Betreibervertrag
        • zwischen Grundeigentümer und Coworking-Space-Betreiber
      • Managementvertrag
        • zwischen Grundeigentümer und Coworking-Space-Betreiber
      • ferner ev. Franchisingvertrag
        • zwischen Coworking-Ketten-Unternehmen und Coworking-Space-Betreiber
  • Rechtsnatur
  • Betriebspflicht?
    • Analog der Hotel-Betreiber- und Managementverträge werden Grundeigentümer verlangen, dass der Coworking-Betreiber sein Dienstleistungsangebot in umschriebenem Umfange zu bestimmten Zeiten in einer vereinbarten Qualität zu erbringen hat
  • Leistungsumfang des Betreibers und Managements
    • Betreibervertrag
      • Bestimmung der Leistungen und des genauen Dienstleistungsumfangs mittels Leistungskatalogs
        • Vermietung von
          • Arbeits- und Büroinfrastruktur
          • Sitzungs- und Konferenzzimmer
        • Vermarktung der Coworking-Space(s)
        • Erbringung aller weiteren Dienstleistungen, die für den Betrieb des Coworking-Spaces erforderlich sind
    • Managementvertrag
      • Zurverfügungstellung und Betrieb des Reservationssystems
      • Organisation
    • Franchisingvertrag
      • Zurverfügungstellung „Brand“/Logo und Konzept sowie ggf. Schulung des Personals des Coworking-Betreibers
  • Auftreten des Working-Space-Anbieters
    • Der Betreiber handelt in eigenem Namen, aber auf Rechnung des Eigentümers
      • Verwaltungsfunktionen
      • Inkasso
      • Verantwortung für
        • geordneten Unterhalt des Spaces
        • perfekten Service
      • Betriebsüberwachung
      • etc.
    • Der Betreiber ist Ansprechpartner für
      • Betriebliche Schwierigkeiten
      • Kundenprobleme
      • usw.
  • Entschädigung Coworking-Anbieters durch den Grundeigentümer
    • Zu entschädigende Leistung
      • Betrieb
      • Dienstleistungserbringung
      • Verwaltungstätigkeit
      • etc.
    • Entschädigungsquantitativ
      • nach Parteiabrede
      • Erfolgsabhängigkeit
        • Bemessungsgrundlagen
          • Einnahmen
          • Gewinn
          • Weitere Berechnungsmethoden
        • etc.
      • Weitere Konditionenbestimmungen
  • Weitere Vertragskonditionen

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Verhältnis Coworking-Betreiber ./. Coworking-Nutzer

Das Vertragsverhältnis zwischen Coworking-Anbieter und –Nutzer charakterisiert sich wie folgt:

  • Angebot
    • Einzelarbeitsplatz (zB an Gemeinschaftstisch, Einzeltisch o.ä.)
    • Infrastrukturmitbenutzung wie Internet, Zugang zu Drucker, Kopierer, Scanner und Fax sowie Kaffeeküche o.ä.
    • Anmietung Sitzungszimmer
  • Grundentschädigung und weitere Vergütungspunkte
    • In aller Regel verlangen für die Coworking-Anbieter eine Basisentschädigung, teils sogar uhrzeiten-abhängig, für die Arbeitsplatz- und Infrastruktur-Nutzung sowie bedarfsbezogene Abgeltung von Sitzungszimmer- oder Einzelbüro-Nutzungen
    • Einzelne Coworking-Anbieter führen ein Mitgliedersystem und verlangen von den Nutzern einen geringen Jahresbeitrag
  • Rechtsnatur
    • Das Vertragsverhältnis zwischen Coworking-Anbieter und Coworking-Bucher stellt, wenn nicht ein zusammengesetzter Vertrag (Untermiete, Auftrag, ev. Werkvertrag), so doch ein Innominatkontrakt dar und kann infolge des Grundsatzes der Vertragsfreiheit von den Parteien selber gestaltet werden
  • Vertrag
    • In aller Regel schliessen die Parteien (Betreiber und Nutzer) – schriftlich oder digital – einen vom Anbieter vorformulierten Vertrag

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Modellauswahl für Grundeigentümer bzw. Coworking-Anbieter

Die Wahl des Coworking-Modells ist für den Grundeigentümer eine Frage seiner Owner-Strategie:

  • Mietermix-Bestand
    • Einflussnahme auf Nutzermix, Beständigkeit des Angebots im Geschäftshaus und Angebotsqualität durch Wahl eines Betreiber- und Management-Modells, zur Qualitätshebung für andere Mieter und Objekt
  • Renditeorientierung
    • Pro Betreiber- und Managementvertrag / Investition + betriebliches Engagement
    • Nutzung von Gewinnchancen (Betriebsertrag)
    • Oft – wie bei Hotelbetrieben – Auseinanderklaffen von Erwartung und Ergebnis
  • Risikobeschränkung
  • Pro Vermietung an Coworking-Anbieter mittels Mietvertrag
  • Stabiler Ertrag (immobilienertrag)

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Fazit

Coworking ist ein alternatives Arbeitsszenario, welches sich als temporären Ersatz für Corporate Offices eignet und von Arbeitgebern für projektbezogene Tätigkeit mit Signalwirkung eingesetzt wird.

Coworking-Spaces sind eine besondere Raumnutzungsart für Geschäftsliegenschaften, ähnlich den Business Centres. Die anfängliche Vermieterskepsis ist gewichen. Mietflächenanbieter sehen darin eine Möglichkeit zur Leerstandvermeidung und zur Belebung der Geschäftshäuser. Manche Grundeigentümer gehen gar weiter und schliessen mit Coworking-Anbietern Betreiber- und Managementverträge, was das Geschäftshaus zu einer Betreiberimmobilie macht, mit ihren zu klärenden steuerlichen Implikationen.

Das neue Angebot bereichert Arbeits- und Immobilienmarkt. Ob die Entwicklung von Bestand bzw. Dauer ist, wird sich weisen.

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Quelle

Redaktionsteam Bürgi Nägeli Rechtsanwälte

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